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雷火竞猜:把碎片化时间用起来(上)

发布时间:2022-05-29 01:15:28 来源:雷火官网入口 作者:雷火竞猜

  “超级”整理法》中,我讲了关于书籍与资料的整理问题。在本书中,我想挑战一下其他课题。

  这次的对象是“时间”。时间的管理是每个人都想解决,但又找不到合适的解决方法的课题。同大多数人一样,我也曾因这个问题而备受困扰。有时候我一整天都耗费在与别人通电话上,可即便如此,我还是没有处理好联络事项。另外,屋漏偏逢连夜雨,新工作不停地从天而降,已经超过截止日期却仍然没能完成的工作堆积如山。

  随着年龄的增长,“没有时间”这个问题愈加严重。我想要时间,我只想要时间!我也曾想:“只要能给我额外的一个小时,牺牲什么都可以。”就像莎士比亚的《理查三世》中最后的场景——在战场上失去马的理查国王高喊着:“给我一匹马!给我一匹马!谁给我一匹马,我就把我的王国给他!”

  我属于“时间不足症”患者中最严重的那一类。如果在政府机关或企业工作,随着职位的上升与工作量的增加,组织会在活动的各个方面给予支持。但是无论遇到什么事都一定要独立完成的习惯,使我无法接受那些支持。我的“时间不足症”每年都会更加严重的原因就在于此。更何况,对于写论文和著书那样的工作,投入再多的时间也是不够的。因此,我不得不思考各种各样的时间管理法和时间节约法。

  当然,并不是这样一来所有的问题就解决了。什么时候能过上余裕的生活呢,关于这一点,我还完全没有头绪。我与时间的战争并没有结束。但是,如果没有使用这些方法,我想我会走向与理查国王相同的命运,最终我得以摆脱困境的根源就在于实践了这些方法。

  我读过很多时间管理法、时间活用术之类的书,撰写本书之际,标题中有“时间”这两个字的书,我读了三十多本。

  读完这些书,我学到了一些东西,也得到了一些启示。我的问题是否得到解决了呢?我的回答是“没有”。

  原因有两个:第一,这些书所提倡的解决方法太难了。“早起是成功的秘诀”“检查时间的使用方法,不要浪费一丁点儿的时间”“不要浪费五分钟”“最大限度地利用二十四个小时”“要自我锻炼”“要持续挑战”,等等。

  做到这些事似乎能解决我的问题。但是,每天都能将这些事付诸实践的人简直就是超人,我实在是做不到。

  当然,我也相应地做了一些挑战。比如,很多关于时间管理法方面的书所推荐的“早起”。回国之后不久,由于时差的缘故,我早上很早醒来,一上午能做相当多的工作。我觉得这很棒,效率很高,这种状态持续了好几天,我为自己进入了超人的行列窃喜。但遗憾的是,这种状态并没有持续很久,并且,当我任性地将“早起三分利”解释为“即使早起,得到的也只是三文钱”,就又恢复到回国前的状态了。

  另外,据几本书中所述,只要加以训练就能够缩短睡眠时间。的确,如果能够延长醒着的时间,“时间不足症”就能马上消除。但遗憾的是,这一点我也做不到。

  难道就没有不用感到痛苦就能成功的方法吗?这是个有点儿自私的要求。但是,难道不是满足了这个要求的解决方法才能算是技巧吗?从某种意义上来说,“只要努力就会成功”是理所当然的。而技巧必须得对人们的怠惰有所宽容,这是我的基本方针。

  时间管理法方面的书没能解决我的问题的第二个原因是:书中没有记载的条件实际上是会产生的。因此,无法按照书中的建议去做。

  例如,书中说要有计划地利用时间,要制订年度计划、月度计划、每日计划。确实,如果能这样做,效率可能会比较高。然而,这个世界充满了意想不到的事。紧急的工作可能会突然接二连三地袭来,破坏我们原定的计划。这种时候,怎么做比较好呢?另外,书中也说,按照轻重缓急对工作做出安排,从最紧急、最重要的工作做起,对于截止日期将近的紧急课题,即使课题本身没那么重要,也不能搁置不管。此外,有些事即使我们知道自己难以完成,出于情分,也必须腾出时间去做,在这种情况下,怎么应对比较好呢?在我所读过的书中,并没有针对这些问题的答案。但是,在实际操作中,这些才是最大的问题。

  时间管理似乎并不是那么简单的课题。自古以来,关于时间的格言就比较多。“光阴似箭”“岁月不待人”“少年易老学难成”等不胜枚举。这些格言留传至今不正好说明合适的时间管理非常难吗?

  时间管理法方面的书多半会给读者如下忠告:要确立正确的人生目标。诚然,只有确立正确的人生目标,时间管理法与时间活用术才有意义。因为一旦走向了错误的方向,无论你多么高效地走过了每一步,最终也是无用的。正如德国的谚语所述,“如果不是正确的道路,即使你跑起来也是无用的”。

  小时候读爱伦·坡的小说《金甲虫》时,给我留下了深刻印象的是这样的一个细节:由于弄错了寻宝标志——骷髅头的右眼与左眼,带来了很大的误差,进而导致小说主人公无论怎么挖,都找不到宝藏。

  但是,仔细思考一下就会发现,如果只是说“重要的事情很重要”,那么这不过是赘述(同义反复)。我们想知道的是如下两点:第一,如何知道哪些事情是人生中的大事?第二,即便已经知道人生中的大事都有哪些,却不得不腾出时间处理一些杂事的情况,我们该怎么做呢?

  我认为,这两点中的第一点是超出了技巧层面的问题,毫无疑问,这是非常重要的事情。但是,本书基本上不讨论这个问题。正如加缪在《西绪福斯神话》的开头中所说的,这是哲学问题。本书中的讨论只停留在技巧的层面,并将讨论的重点放在第二个问题上。

  “从长远来看,我们都会死。”这是英国经济学家凯恩斯的名言。他也曾说过:“人生是不够长的,人类的本性需要快速的成果。”实际上,凯恩斯的理论把重点放在了对经济短期波动的分析上。

  他的弟子拉姆齐在关于经济增长的论文中思考了无限长期中的优化问题。不仅如此,拉姆齐在论文的前半部分甚至将贴现率假设为零。他认为遥远的未来同现在一样重要。也许是因为拉姆齐认为个人的人生虽然有限,但社会却永远存续吧。这篇论文最终开创了被称作最优经济增长理论的理论经济学的一个领域。

  拉姆齐是在数学、哲学、逻辑学方面也取得了巨大成就的天才。然而,正如“为神所钟爱的人总是英年早逝”这句线岁就英年早逝了。

  时间管理的意义会因职业和地位的不同,而产生很大的不同。因为工作的内容、自由裁度的可能性等会根据你是自由职业者还是上班族,是管理层还是普通员工而发生变化。

  就我而言,虽然会受讲课和教授会的约束,但我在这之外的时间段基本上是自由的。由于受约束的时间少,能够自己安排时间,并且自由地选择工作的内容和方法,时间管理对我来说是必要的,它的效用也比较大。

  即便是组织里的人,只要处在有一定权限的职位,在时间的利用方面就会有相当大的自由度,并且能够改变工作的方法。而在组织中工作的大多数人,由于处在与其他成员的协同工作中,所以无论他们如何提高自身的工作效率,其成果也是有限的。简单来说就是,即便他们其中有人早就完成了工作,也不能早下班。在这种情况下,也许有人会认为,时间管理的可行性比较低。在本书的第三章和第四章,对事务联系和工作的推进方法进行了介绍,也许有人会说,这些都是由组织规则与上司的指示决定的,他们不能自行更改。

  “每月加班300个小时”,这是非同一般的生活。实际上,每月仅在工作日加班300个小时也几乎是不可能的。一到预算季,在地下被称作“太平间”的房间里过夜的日子就会持续,官厅中有浴室。东京都营电车尚在运行的时候,清晨,我还在迷迷糊糊中听到过首班电车通过的声音。

  朋友们都成了大人物,似乎当上科长或者局长之后,时间也会变得相当自由。我所看到的大藏时间也许只是底层官员才能看到的部分。

  世界知名的夏洛克研究者(夏洛克·福尔摩斯的研究者)长沼弘毅氏曾担任大藏次官。据说,长沼弘毅氏在担任大藏次官时,只在上午处理公务,下午禁止他人进入次官室,他要在里面专心研究劳动法,此外,他还推掉晚间所有的宴会,致力于福尔摩斯的研究。这是从前美好时代的大藏省的故事。

  但是,即便在这样的情况下,时间管理也并不是没有意义的。针对受约束的时间比较长这一点,我曾在日本首屈一指的职场(大藏省)中待过。在那里,每月的加班时间超过300个小时并不罕见。在这期间,我整个人完全被限制,就像手脚完全被束缚了一样。然而,在这样的情况下,能否进行有效的时间管理仍然具有很大的意义。第一,如果能迅速做完杂务,就能给其他的工作匀出更多的时间;第二,如果不能进行有效的时间管理,则会产生某个时间段空闲,而工作任务都集中在其他时间段等问题。

  此外,即使我们没能处于具备一定的权限的职位,也能对工作的方法产生影响。关于文件整理、事务联系、会议等的方法,我们能做的不仅仅是被动地遵从现有规则和上司的指示,还应该能够积极地提出改良方案。事实上,只有经常被各种问题困扰的一线工作者才能提出符合工作实际的改良方案,而配有秘书的人或者长期待在董事办公室里的人反而不懂的问题比较多。如果一个组织不能灵活地接受这些建议,那么这个组织在今后的竞争中就难以生存下去。

  到目前为止,我没有明确定义“时间管理”就直接使用了。在这里,我要先明确一下它的内容。

  我所谓的“时间管理”由表中所示的三个要素构成。第一个要素是计划安排,即在规定时间内安排工作的方法。计划安排又分为如下两个方面:一是事前的计划安排,即如何进行工作约定与会面预约等。如果因为某个时间段内比较空闲就不停地安排各种事,那么时间的利用就会变得非常没有效率;二是实际工作的推进方法。如何在应对计划之外的情况的同时,完成最初的计划?这是个问题。

  “时间管理”的第二个要素是节约时间,即避免浪费时间。从广义上来看,提高工作效率之类的都应当包含在其中。本书中主要讨论的是节约联系和寻找文件过程中的时间管理,而提高工作效率是在《“超级”整理法》中所提及的问题。从时间管理的角度来看,《“超级”整理法》处理特殊问题,而本书处理包含特殊问题在内的更常见的问题。

  由上述可知,时间管理所需的并不仅仅是缩短一项工作所花费的时间。在这一点上,技术进步已经使得情况得到很大的改善。交通设施的发达缩短了出行时间,通信技术的进步使联系即时化等无须多言。此外,由于个人电脑的普及,个人的事务处理效率也得到飞跃性提高。从更广泛的角度来看,由于资本设备率的提高,劳动生产率得到了显著提高。

  仅仅依靠这些技术进步,并不能产生富余的时间。高效完成一项工作是必要的,但是还不够,我们还需要超越时间管理的技术。

  具体来说,工作的选择、组合和配置都需要技巧,同时也需要改变工作方法。如果不能进行合理的安排,有时反而会因为效率的提高而变得更忙。由于交通设施的发达,我们出差可以当天往返,因此反而变得更忙等情形就是典型的例子。

  我想再提醒的一点,由于产业结构的变化,时间管理的意义也发生了变化。在主要产业为农业和工业的时代,所谓的时间管理与勤奋努力并高效完成工作基本上是同一个意思。然而,我们现在所做的工作是仅仅靠勤奋努力难以应对的,因为工作的形式发生了变化。第一,工作不再是同一件事情的重复,它变得多样化、复杂化了。第二,工作开始由多人共同完成,这个过程中的不确定性增加。第三,工作的周期变长,需要多项工作并列进行。

  因此,复杂的计划安排成为必要,与此相对应,时间管理的技巧也必须进行改变。在我看来,此前的时间管理技巧未必能够满足现代社会的需求。

  在《“超级”整理法》中,我曾说过“只要使用了这个方法,你的办公桌就会像被施了魔法一样,变得干净整洁”。我觉得这未必是夸大宣传,希望本书中所述的方法能够起到相同的效果!

  无法顺利进行计划安排是因为“看不到”时间和工作。要想“看到”时间和工作,怎么做比较好呢?接下来我将在这一章中讲述“看到”时间和工作的技巧。

  计划安排是指在规定的时间内安排各种各样的工作。如果是比较短的时间段,我们可以比较容易地进行计划安排。

  假设你正在入学考试会场努力答题。考试结束时间是12点,现在是11点17分。你要通过手表看到还剩下多少时间,并且思考如何将时间分配给尚未解答的问题。

  在现在这种情况下,a被清楚地显示在手表的表盘上;b作为眼前的考试,也可以被清楚地看到,因此,是可以进行时间安排的。

  如果不能把握这些,时间安排就会失败,即使是在比较短的时间段,也会失败。假设手表是如下图右那样的数字式手表。此时,要想知道剩余时间是多少,我们就必须进行减法运算或者在头脑中浮现如下图左那样的表盘。要做这些工作,你就必须把思路从试题切换到时间计算上。因此,有时我们会因为不能很好地把握所拥有的时间而在时间分配上失败。

  通过以上的思考实验我们能够明白,要想进行计划安排,以下两点是不可缺少的。一是需要像模拟式手表那样能让我们“一眼”把握所拥有的时间的道具,二是需要像眼前的试题那样能帮助我们“一眼”把握要做的事的道具。

  但是,问题是对于更长的时间跨度——几个星期到几个月的期间——的计划安排,类似于刚才的例子中的道具是否存在?实际上,这种东西(只要你不特意下功夫)是不存在的。因此,时间和工作变得“难以看到”。正因如此,计划安排才会失败,针对这一点,我将在下文进行叙述。

  数字式手表的这种缺陷广为人知。实际上,考试指南中就建议“不要把数字式手表带进考场”。事实上,市面上也有用表盘来进行显示的电子表。

  假设我被交代了一项写一篇重要论文的工作(如果你是上班族,也可以把它设定为社长直接交代的制作企划书的工作)。假设今天是7月20日,截止日期是10月5日。对此,我最初的反应是“还有时间”,还有这么多的时间,再多的工作也能够完成。实际上,如果我从7月算起,秋季看起来还很遥远。也就是说,我在满足计划安排的第一个条件“把握自己所拥有的时间”这一点上失败了。

  然而我却没有注意到这一点。因此,我不会立马着手工作上的事。因为还有其他迫在眉睫的工作,所以我会优先处理那些事。或者,我会陷入一种我还有无限的时间的错觉中,从而把时间用在不那么重要的事情上。不仅如此,我还会不停地把新的工作和会面安排在8月和9月,就像“浪费家”花钱如流水般地毫不吝惜地用掉我所拥有的时间。也就是说,我在满足第二个条件“把握要做的事情”这一点上也失败了。就这样,能够用在写论文上的时间不知不觉地就减少了。

  一进入9月,截止日期临近了,我准备着手写论文的工作。可是不知为什么,却发现自己抽不出时间。由于论文进展不顺,我开始焦虑,再次查看计划表时,我发现了意想不到的事——竟然有好几个不那么重要的安排“赖在那里”。

  比如,9月中旬有一个去出差的安排。虽然并不是非去不可的事,但当时想着能顺便去看看老朋友就制订了这个计划。可眼下对于我来说,一个小时都很宝贵,如果可以,我真想取消这个计划。但是,既然约好了,就不能不去,我只好哭着出了门,急急忙忙地当天往返,结果时间都浪费了。

  类似的“滞留工作”不止这一件。面谈、聚会,以及担当研究会的负责人等,早知道会这么忙我绝不会安排好几件事进来。可是,我现在不能不去处理这些事,就这样,时间变得越来越少。

  第一,一着急就容易弄错方向。在山中迷路的人有时会着急地到处乱走,结果走向了意想不到的方向。由于没有仔细制订战略的时间,不认真确认操作方法就继续自己的计划,结果陷入白费时间的境地。

  第二,勉强行事而导致身心疲惫,身心一旦疲惫,效率就会下降,如此便陷入了恶性循环。

  第三,难以获得他人的协助。想要将打字的工作托付给助手,结果助手却以10月中旬以后可以帮忙,现在没法帮忙的理由拒绝了我。去图书馆查找文献,结果那些文献碰巧被借出去了,等等。如果不是临近截止日期,我应该不会出现这些问题,真是“祸不单行”“屋漏偏逢连夜雨”。

  但是,这个世界上也有人认为“快到截止日期时异常紧张情绪比较好”。罗西尼就是这样的一个人,据说他曾说过“不要在第一天演出的前夜之前写出序曲”。因为“迫在眉睫的时刻最能激发灵感”。《鹊贼》的序曲就是罗西尼在第一天演出的当日,在斯卡拉歌剧院的屋顶阁楼中,在管理大道具的人的监视下完成的。罗西尼会将完成的部分一张张地从窗户扔下,由担任复写的人在下面接住。如果写不出曲子,他将被人从窗口扔出去①。

  莫扎特不到最后时刻不写曲子的故事也很有名。据说《六首德国舞曲》(K509)就是在如此情形下创作出来的:将舞会的开始时间提前一个小时告知莫扎特,在他来的时候,将他关在一个房间里,用舞会开始前的这段时间进行创作②。

  但是,我们还是不要模仿像罗西尼和莫扎特那样的天才的行为,把这些逸事当作在第二章所述的启示“自己限期”的论据来阅读比较好。

  ①P. G.汉普顿著,渡部升一、下谷和幸译,《智慧生活》,讲谈社学术文库,1991年版(第四章)。

  ②井上太郎,《我的朋友莫扎特》,讲谈社现代新书,1986年版,井上氏认为这可能是虚构的故事。

  第四,正在处理某项工作的紧要关头,却有人突然插进不那么着急的事件,在无意中应对变得混乱,而对方不了解你当前的处境,于是你就给对方留下了不好的印象,人际关系恶化。

  第五,由于时间不充裕,即使出现了新的重要的工作,你也不得不拒绝。另外,你又不得不腾出时间去处理滞留的不太重要的工作,如此一来,时间的利用方式就会变得极其不合理。

  我们把这些综合征叫作“拖延症”,这并不是因为时间不够才产生的。事实上,在7月20日这个时间点上认为“还有足够的时间”,未必是错误的,真正的问题在于没能很好地安排之后的工作。是因为没有做好计划安排,才使事态发展成了这样。

  此外,滞留的工作原本也并不是徒劳的。关于9月中旬的出差,如果能将其调整到论文的截止日期之后,应该也会因此拥有一段充裕的时间,问题在于把这些计划都安排在了截止日期之前。

  到底为什么会变成这样呢?很多关于时间管理法方面的书都说“要搞清楚工作的优先度,先做重要的事情”,难道是没有按照这个建议来做的缘故?

  在七八月的时候,我确实在不太重要的事情上也分配了一些时间。关于这一点,我应当做出反省。但是,当时我也知道写论文比较重要。9月的时候,我却不能专心去做这件重要的事情了,因为不得不处理滞留工作。因此,“先做重要的事情”这个建议在“拖延症”产生之后,是不起任何作用的。

  每次经历这种情况时,我都下定决心今后要好好做计划。不可思议的是,几个月之后,我竟然重蹈覆辙。

  对于如此切实的问题,我们却一直没有找到恰当的解决方案,而只能给出一些精神训话类的建议,真是令人吃惊。在过去的几十年间,用于提高工作效率的技术取得了显著的进步,然而关于计划安排的技术,现在却同几十年前一样,没有发生任何变化。

  失败的真正原因在于“看不到”自己能够利用的时间并对应该做的事情进行安排。

  当然,我知道有写论文这个工作,也知道论文的截止日期是10月5日。同时,我也知道我还有写论文以外的工作。但是,我没能准确把握从7月20日到10月5日有多少时间,也没能准确把握在那个时间段有多少工作以及那些工作都是如何分配的。

  制订9月的出差计划也是因为打开手账的时候,碰巧发现当天没有安排。按理说我应该考虑出差与之后的事情之间的关联,但是我没有做到这一点。

  换句话来说,把各项工作都只当作一个独立的“点”,而不是将它们连成一条“线”来把握,计划安排失败的原因就在于此。

  可是,这样的结果并不是因为我的头脑不好使,而是因为那是超越了人类的认知能力界限的工作。

  你能像用模拟式手表看剩余时间那样把握往后的几个月吗?你能像看试卷上的考题那样在头脑中浮现在那个时期的工作分布情况吗?

  普通人应该做不到这一点,因此只能把几个月的时间当作“模糊不清的未来”进行把握。此外,工作只能一件件地回想起来,而且,还会有被忘记的工作吧。

  人不能在一瞬间把握七件以上的事情(1)。关于这个问题我将在第七章进行详细的探讨,这里我先确认一下有这样的事实。

  如此,我们就能够明白,恰当的解决方案就是多下功夫以便更快捷地浏览时间和工作。

  在这里,我们试着做如下实验。首先,买一本市面上贩卖的极普通的手账,就是那种合页的左边那一页是一周的计划表,右边那一页是空白的记录栏的手账。将手账一页一页地拆散,然后,像下一页的图片所展示的那样,将这一页页的纸横向排列并粘贴在一张大纸上,总共排列八周。

  第一,现在,原本你只能模模糊糊把握的时间变得清晰可见,就像一只鸟俯瞰地面那样,未来的时间一览无余。

  由于在传统型手账中,计划表都是按周来分的,所以不能把超过一周的时间当作连续的时间来把握。按《钻石周刊》的副主编坪井贤一氏的话来说就是“下一页就是地狱在等着,然而我却看不见”。在上述例子中,我没有与10月5日的截止日期关联起来就制订了9月的出差计划就是这个原因。

  如果使用能够一览的计划表,那么在制订新的计划时,我们就能够自动思考与既定计划的关联。如此,“因为这个时间有空,就把计划安排进去了”之类的情况、揽下超出自身处理能力的工作或者过多地约定聚会之类的情况就会消失。此外,还能防止工作都被集中安排在同一个时段。

  第二,你会吃惊地发现直到最后期限这段时间中可用的时间意外地少。假设今天是9月14日,从9月14日到10月5日之间有三周。如果你抽象地看,你会觉得这是相当长的一段时间。但是,如果从计划一览表来看,你会发现工作和聚会等已经使得相当多的日程被排满了,关于这一点,如果你试着用红色标记标注被出差和会议等占据的时间段,你就会更清楚地明白,有时候,即使包含周末,在三周中能够工作的日子也只有几天而已。

  你也许会感觉,当下的处境就如同没带地图在陌生的小镇上行走,难以看清聚会和面谈等各种各样的事情是如何分布的,你会想立刻获得清楚地标记那些事件的位置的地图。

  第三,时间的进程一目了然。假设你清楚地记得三周前8月24日的事情。从那一天到今天,再过相同的天数,就到了截止日期10月5日。这样一来,你就能切实感受到剩余时间的长短。

  在(1)中,我提到使用模拟式手表能够帮助我们在一瞬间把握自己所拥有的时间,用数字式手表就难以做到这一点,以一周为单位的传统型手账,实际上就如同数字式手表。由于一周与另一周是分开的,所以我们难以把握它们之间的关系,而横向排列的手账就能够发挥与模拟式手表相同的功能。

  事实上,很多人都认识到了计划一览表的重要性,很多公务繁忙的人都选择使用以月为单位的计划表就是证明(2)。由于买不到合适大小的计划表,所以自己动手制作计划表的人,在我的朋友中就有好几个。也有人复印大型日历,然后折叠起来使用,但那样相当费事,且不实用。一来日历上能够用来写计划的那一栏比较窄,所以我们只能把字号缩小去写;二来是使用日历虽然能够获得相当程度的一览性,但是我们难以把握月与月之间的关系。此外,大型日历在便携性这一点上也比较差。关于以上问题的解决方法,我将在(3)中进行讲述。

  (即使是普通的手账,为了应对上面所提到的问题,我们也另行添加了年度计划表。然而,由于每日的那一栏比较小,写不下计划,且与每周计划表分开,所以我们很难有效利用。)

  较为简单的工作多以一天为周期。例如,在包裹配送过程中,快递员只需要把附近的包裹集中到一起配送,以及在交通拥堵的时候避开特定的路线,问题只在于一天中如何分配工作。不过也有像农耕作业那样以一年为周期的工作。从远古时代开始的人类工作大部分是像这样以一天和一年为周期的。

  随着人类文明的发展,以长于一天、短于一年的时间为周期的工作开始增多。如此,就产生了设置人工周期单元的需要。出于这个目的,人类发明了“一周”这个单位。

  一周所包含的天数为七是非常有意思的。要说为什么,原因就如前文提到的那样,“七”是一个人能在一瞬间把握的时间界限,我们能够像绘画一样在头脑中形象地描绘一周的每一天,并能够清楚地识别每一天。

  人们长年坚持着把工作的周期设为以周为单位这种社会性的习惯。比如,大学的课程表就是以周为单位循环往复的;在企业中,很多计划安排也是以周为单位的。由此我们可以作这样的联想:周一是授课日,周三是定期例会日,周五是工作结束日。或者,我们会有郁闷周一、欢乐周五这样的印象。由此,更加清楚地识别一周的每一天,即使有时候不确定某一天是十四日还是十五日,也能清楚地知道这一天是周二还是周三。

  因此,像电视剧导演那样,以周为单位进行工作的人能够只在头脑中进行计划安排。面向周四的节目,周二就开始采访,周三结束拍摄录像,周五休息,就是这种情况。

  但是,在超出周的时间范围内进行的工作正在逐渐增多,例如研究、调查、企划和开发等就属于这种情况。这些是以数周到数月为单位的工作,一旦变成这样的时间范围,人们就不能在头脑中瞬间浮现出这期间的整体情况,因为其中包含的天数太多。现代人在做计划安排时,面临这种本质上的困难,因此,从某种意义上来说,不能顺利地进行计划安排也是理所当然的事情。

  针对这个问题,手账没有成为合适的辅助工具。因为与以往一样,计划制作在人脑中完成,手账仅起到被动的备忘录的作用,即“只是”将计划“记录下来”。但是,原本手账应该起到“用于计划管理的手段”这种积极的作用。这里所说的计划一览表通过一览以显示超过一周的时间来弥补人类认知能力的局限性,是制订现代的计划安排所必不可少的工具。

  自然的周期单位,除了日和年,还有“月”。在天体观测中,出现新月前后的时期是较为有利的观测时段,所以它是比较重要的周期。然而,在普通的工作中,月并不是拥有重要意义的单位。当然,由于女性有月经这一基本上以月为单位的周期,所以它也许是有意义的时间间隔。如果是这样,男性和女性在对时间感觉上就会有很大的差别。

  人们对时间的感知方法与对其他物理量的感知方法明显不同。时间之外的物理量,如长度、重量和温度都能通过五官来感受。而对于时间,人们既看不到也摸不到。人们的时间感知比较模糊是指(对某件事)入迷的时候感觉时间过得比较快,而无聊的时候感觉时间过得比较慢,每个人都有过这种感觉。

  人们通过与空间的类比推理来把握时间(3)。幼儿首先领会“这里、近、远”这种空间的感觉,然后知道“现在”这个时间与“这里”类似,未来的遥远时间与前面的在空间上比较远的地方类似,过去的遥远时间与后面的在空间上比较远的地方类似。

  在历史的发展过程中,人类也经历了相同的过程。首先掌握空间的概念,发展与空间有关的科学(几何学),然后,从与空间的类比推理中把握时间。在爱因斯坦的相对论中,时间被当作第四次元来把握。就像这样,即使在最尖端的物理学中,时间也是作为空间的一部分来理解,而这个认知方法取得了成功。

  一般认为音乐是随着时间流淌的,因此不可能在一瞬间捕捉它的整体情况,然而,莫扎特似乎是个例外。

  莫扎特在信中写道:“(音乐的)构思会很鲜活地出现在我的心里,我就像看一幅画那样,能一眼看清它。虽然之后它会接连不断地按顺序出现,然而在想象中它却不以这种形式出现,而是所有的因素同时出现并让我听到。”①

  本该按照时间顺序被听到的音乐却能在同一时间被听到,这也许是因为拥有穿越时间看到未来的能力吧。

  ②爱德华·T.霍尔著,宇波彰译,《作为文化的时间》,TBS不列颠百科全书出版社,1983年版(第8章)

  从人类只能从与空间的类比推理中才能认识时间这一点,我们可以看出,“用眼睛看时间”这种努力具有本质上的意义。

  顺便说一下,在减肥的时候,如果用折线图表来表示体重的推移,就能不可思议地坚持努力,这也显示了用眼睛看到时间推移的实用性。

  通过具有一览性的计划表,只能抽象把握的“时间”变得能够用眼睛看到。我们的另一个课题是使“工作的布置”用眼睛能够看到。

  我们通常会把稿件的截止日期和联络事项等工作记录到计划表中。因此,如果计划表能够一览,那么工作在某种程度上也能够一览。如果我们用红色标记未处理的重要案件,就能明白还剩下多少工作。

  只是,要想把握工作的分布情况,这种方法是不充分的。原因是,第一,这种方法不能标示出工作之间的区别,比如撰写稿件和联络事项间的区别;第二,这种方法不能标示出工作的重要程度,虽然用颜色区分是能够做到的,但这并不充分。

  在这里,请注意重要程度和紧急程度是不同的事物。即便截止日期还早,也有重要程度比较高的工作,写论文等就属于这种情况。一般情况下,重要的工作需要比较长的时间,所以截止日期比较靠后。如果我们只看计划表中的主要处理事项的记录,那么把这样的工作往后推的危险性就比较大,进而造成“明天也可以做的工作永远做不了”的后果。

  因此,只要制作与计划表不同的“TO-DO板”就好了。“TO-DO板”是通过将撰写稿件、制作资料、回信、整理房间等各种各样的工作,一件件地分别写到不同的小型便利贴上,并将便利贴贴到纸板上制作而成的(写在便利贴上的大部分工作与写在计划表里的工作是重复的)。

  将便利贴按类别纵向分开排列,重要程度越高的越往上贴,已经处理的就揭下扔掉。

  这个板就能够帮助我们一览未处理工作,因此能够让我们把握要做的工作的整体情况。曾经是“点”的工作通过计划一览表变成了“线”,又通过TO-DO板,作为“面”被我们把握。我们可以参照这个TO-DO板,按照工作的重要程度来分配时间。

  TO-DO板的另一个效用就是能够确认“工作只有这些”,从而使精神上变得轻松。如果是普通的手账,由于不能一览工作的整体情况,我们就会有“是不是还有没做完的工作?”这种模糊的精神负担。因此,还是把记住工作列表这种工作交给TO-DO板,让大脑专心从事更富有创造性的工作比较好。

  使用便利贴是为了便于编辑。如果写在纸上,由于已经处理的事情也会留下来,因此看起来不方便。如果是便利贴,就能自由地贴上、揭下、移动,并且能够用颜色区分,因此用起来比较方便。

  这样的板用电脑也可以制作,但是纸质的板更方便。但是电脑输入比较麻烦,我们可能一不小心就会忘记输入必要的工作,而为了满足随时翻看的需求,也是使用纸质的板更好。此外,为了便于携带,将这个板放入手账比较好。

  但是,如果能在某种程度上牺牲便携性,就不一定要将这个板放进手账。自己用厚纸做也没有关系。我的TO-DO板是将33cm×50cm的厚纸对折制作而成的,我把它放进包里随身携带(这是对用于包裹杂志的厚纸封皮的废物利用。折痕结实,非常方便)。

  我的记者朋友也是这种板的爱好者。据我的另一个女性朋友说,在这种板上贴上漂亮的纸,将其当作手提包的隔板使用也很方便。听说东京工业大学教授今野浩先生也长年使用TO-DO板。只不过今野浩先生认为,不使用便利贴,而将工作安排以月为单位写到纸上,然后将已经处理过的工作消去这种方式更好。

  上述两种做法用于以从数周到数月为单位的计划安排,关于一天中的计划安排,只要下相似的功夫就可以。

  但是,不需要相当于计划一览表那样的东西。因为一天中的时间流逝,每天都是重复的,因此比较好把握。此外,表盘式的表任何时候都能够看到,即使不特别下功夫,也能把握时间。

  需要的是如前所述的TO-DO板的短期版。就把这个叫作“需要立刻做的工作笔记”吧。写在这里的工作是需要在数小时内处理的,是打电话、复印、把文件拿到隔壁科、向某某确认某事等,没有必要写入手账的工作。

  在我们想起这些工作的一瞬间就应该将它们一件件地写在纸上,然后把纸用长尾夹夹住,其间如果有与之相关的工作,就用订书机将它们固定在一起,外出时随身携带,处理完就扔掉。如果不能在当天内处理完,就把它放到信封里,写上“×月×日未处理完案件”的标题,然后将其放进文件夹(4)。如果过了好几天,这个案件仍然没有处理完,我们就把它也记录到TO-DO板上。

  这个笔记的寿命比较短,为几个小时到几天。因此,需要大量不用在乎成本、可以毫不吝惜地使用的纸。做这种笔记,我一般使用复印过文件的废纸(我的身边经常有一些如果全部堆积起来大约有1米高的废纸)。这些纸的使用成本为零,而且纸质相当好。我不仅会把这些废纸放到桌子旁,还会把它们放在家中和研究室中的各个地方,以便能够随时记录。

  为了达到这个目的,也有很多人使用便利贴。似乎在工学系的学者中,使用便利贴是很普遍的,听说还有把便利贴贴在手掌上的人,我的某个朋友就直接把笔记记在左手腕上。

  上述三种方法用于日常的计划安排。但是,“使其能够用眼睛看到”这个想法也同样适用于更长的时间周期。

  这就是下一页中所示的“十年计划表”。说是计划表,但并不需要写上具体的计划,而只需要写上自己和家人未来的年龄,圈出自己和每个家庭成员在各自的人生重要转折时期的预计年龄。在这里,“转折时期”是指入学考试、入学、毕业、就职、升职、跳槽、结婚以及退休等(也可以写下要做的工作的长期计划,但在这样长的一段时间里,有很多的不确定性,所以即使写下来,也基本上没有意义吧)。

  制作十年计划表的工作只需要一分钟就能搞定。看着这张表,一定会有很多人深刻感受到这张表的意义的重大,因为它清晰地显示了我们所拥有的时间。每个人都知道人生是有限的,然而,那只是作为头脑中抽象的概念而存在。通过这张表,它变得可以用眼睛看到。

  实际上,这是很多人在潜意识中想要忘记的事情。因此,这个填写工作不那么愉快吧。有时候,这甚至是件残酷的事。但是,为了能够“用眼睛看到”我们所拥有的时间,这是极其简单而又有效的方法。

  为了“一览时间”,在(2)中我讲述了把手账拆开然后将其横向粘贴做成计划表的方法、制作以月为单位的计划表的方法、复印日历来作计划表使用的方法等。但是,这些方法的使用感不太好。

  比较理想的方法是,将长方形的纸折叠为波纹形,并制作成计划表。如果是这样,那么当计划表处于折叠的状态下,就能够像普通的手账那样被拿来使用,而把它展开又能够使我们一览长期的计划。

  我们一开始使用折叠式计划表的时候,可能会有些不知所措。不过,很快我们就会习惯并很好地操作它。一般来说,人们觉得折叠式计划表比较麻烦主要是因为还没有用惯。

  折叠式计划表以前就存在。只是由于每日的那一栏比较小,才没能被大家充分利用。我自己做了一张,实际上一用,竟发现由一览性所带来的效果超出了预期。

  我正盘算着能不能自己动手做这样的手账时,ASCII出版局向我提议:“有没有兴趣制作一种新概念的手账?”

  “真是绝好的机会”,我终于将长久以来的想法变成了现实,它以“超级整理手账”的名字被产品化了(5)。

  缺陷一,是有效部分与失效部分的不平衡。一般情况下,我们不需要参照计划表中已经成为过去的部分,所以对照当下,1个月以前的计划就是失效的。夏天一过,整张计划表中一半以上的部分就都失效了,而在一般的手账中,有效部分和失效部分无法分开,因此我们就会随身带着无用的东西。到了秋天,后面的部分也会用完。因此,我们就不得不随身带着当年的手账和第二年的手账,这实在是不合理(如果是活页式的手账,倒是能够解决这个问题。但是,这种手账的纸挂在环上,使用感不好,此外,体积比较大)。“超级整理手账”将一年的计划表分为四张,并保证各部分能够自由地取出、插入,我们只需要随身携带有效的部分,且不需要占用很大的空间。

  缺陷二,是难以复印。当我们想要把计划表分享给秘书和群组成员时,只需复印一下就可以了,但是传统式手账尺寸比较小,不能有效地复印,而对于折叠式的手账,则只需将折叠式手账展开就能有效地复印。方便复印就意味着备份比较容易,这样也就能防止手账的意外丢失。

  还有一种“复印时代”的特有应对方法,那就是将复印的资料放进手账里,关于这一点,我将在下文讲述。

  最近,大部分的纸张逐渐被统一为A4尺寸。行政文书从1993年开始就被A4化,在个人电脑的打印机上使用A4纸也开始普遍。尽管这样的“A4时代”已经到来,但对此手账却没有做出相应的调整,细想来,真让人感到不可思议。我经常看到有人将A4纸折成不自然的形状插入手账。

  关于“A4时代”的手账尺寸,将A4纸折成四折最合理。超级整理手账就采用了这个尺寸(也可以将A4纸对折成A5纸大小,但这个大小没法放入口袋)。

  采用这个尺寸与A4纸所具有的强大的亲和力有关。通过夹住A4复印件,我们能够自由高效地制作“自分版活页纸”,而且我们能够随时复制电车与公共汽车的时刻表、新干线与飞机的时刻表、地图等信息,并随身携带。

  文字处理器的打印件也能够被制作成“自分版活页纸”。如此,我们就可以将做好的出差行程表打印出来,插入手账,还可以把最新版的电话号码簿打印出来,随身携带。

  便笺也能够通过将A4纸纵向折成四折插入手账制作出来。传统式手账,它的记录栏很快就会被写满,而采用这种方式的话,无论需要多少填写位置,都能通过补充便笺来满足。

  我将上述传统式手账的缺陷说给某个朋友听,朋友做了一个有名的评论:“手账是55年体制。”尽管复印机和文字处理器已经普及,A4革命已经实现,手账的样式却没有做出什么改变。如今在政治方面,55年体制已经崩溃,手账是不是也需要“革命”呢?

  本章讲述了用于计划安排的“三种神器”——“能够一览的计划表”“TO-DO板”和“需要立刻做的工作笔记”,这些都不是电子设备,而是纸制品,其原因有三。

  第一是输入的速度。按照现在的技术,用写在纸上的那种速度输入电子设备是不可能的。键盘输入所需要的时间自不必说,启动机器时所需的时间和时间延迟也不可小视。此外,日语输入中存在汉字转换的问题,所以会更慢。一边接电话或者面谈,一边作记录时,不能因此而让对方等待。虽然有“手写输入设备”这种东西,但按照现在的技术,这个东西基本上没用。

  第二是携带可能性。如果是纸质的手账,由于可以放进口袋,所以到哪儿都可以轻而易举地携带。如果是电子设备,虽然能够携带,但由于输入太费时间,所以无法实际应用。

  第三是参照时的速度。使用电子设备时如果不打开开关,就不能进行某些操作。而如果是纸质的手账,我们就能够立即打开。这其中的差别哪怕只有几秒钟,也绝不能小视。此外,如果是电子设备,我们很难一览超出屏幕范围的内容。

  如上所述,由于当前电子设备在人机界面方面存在问题,电子设备不能作为计划管理工具使用。要想电子设备发展到能用于做计划管理也许需要很久吧。今后在各个领域中,电子设备或许会逐渐驱逐纸制品,而计划表也许是纸制品最后的阵地吧。

  当然,纸制品并不是没有问题。纸制品最大的问题就是复印、编辑、检索的过程比较烦琐。如果能够将写在计划表里的工作笔记自动转录到TO-DO板,并按重要程度进行排列,会比较方便,但如果是纸制品,就难以做到这一点。虽然便利贴的使用能使某种程度的编辑成为可能,但绝对不能说是比较理想的。另外,如果是电子设备,我们能够进行一些简单的操作,如只将某个部分放大进而详细地阅读等。而如果是纸制品,由于表的形式是固定的,就不方便这样做,这些问题都是当前的技术难以解决的。

  1.计划安排的基础就是以“能用眼睛看到”的形式把握自己所拥有的时间和应该做的工作。

  (2)据山根一真氏所说,下河边淳氏(东京海上研究所所长)和川岛让氏(钻石社社长)也喜欢用“每月计划表”。山根一真《超级书斋的游戏术·黄金版》,1994年版,文艺春秋。

  (3)阿·德·切尔宁著,田井正博译,《时间的故事》,东京图书,1989年版。

  柏格森著,平井启之译,《时间与自由》(柏格森全集1),白水社,1965年版。

  斯蒂芬·克恩著,浅野敏夫译,《时间的文化史》,政法大学出版局,1993年版。

  (5)关于“超级”整理手账的咨询方式,请联系ASCII(03-5351-8194),或者纪伊国屋书店总店、纪伊国屋书店梅田店、八重洲图书中心等主要书店。

  怎样使用在第一章所做的“工具”制订计划比较好呢?本章将讲述与此相关的几个原则与启示,并就计划安排中的本质问题—“对难以预见的事件的应对”进行叙述。

  很多工作一旦中断,再重新开始就需要花费很多的时间和精力。例如,教师在授课的时候如果没能把讲义一次性讲完,那么下一次授课就必须从对上一次讲义的“温习”开始,因为学生忘记了上次讲义的内容。

  如果是事务性的工作,重新开始时的准备工作是相当辛苦的。我们必须重新拿出相关资料,有时某些资料可能会丢失。且有时候我们会遇到与教师授课一样的情况,会忘记中断前的情况,因而需要“温习”一下。因此,如果能够全身心地做一项工作,就能够高效地完成,而如果有别的工作插进来,原来的工作因此中断,我们的工作效率就会下降。

  由于中断所造成的效率下降,在写作稿件的时候也会发生。例如,论文写作工作一直持续的话,即使是相当长的论文我们也能全部记下来,因此能够立即做替换等编辑工作。但是,一旦我们有段时间停止了论文写作的工作,那么等到再次写作时,如果不将论文重新阅读一遍,就不能做这些工作。

  更为严重的情况是我们的想法会因为中断而被遗忘。关于这一点,上智大学的渡部升一教授介绍了历史上的一出悲剧。据说,英国诗人柯勒律治在写《忽必烈汗》这首诗写到第五十几行的时候,被来访的客人打断。虽然只中断了几分钟,但当他再回到书桌前,诗的意象已消失,因此,这首有着“最美的英文作品”之誉的诗歌以未完成的状态保留了下来(1)。

  虽然内容比不上柯勒律治,但单从被迫中断而丧失想法的角度而言,我也有过好几次相同的经历。

  以下我们把工作中断时发生的忘记事情和资料丢失等症状称作“中断综合征”。确保能不中断地推进工作的时间段是制订计划的最大目标。

  可以说“不中断原则”在一天的工作的推进方法中也是必要的。在第一章所述的“需要立刻做的工作笔记”中记下主要处理事项的目的就在于不使工作因电话、复印等杂务而中断。把这些工作汇总放到后面做就行(一般情况下,我们把杂务性的工作汇总之后再做效率比较高)。

  上班族会经常遇到工作中断的情况,如在工作中被上司叫去、客户突然打来电话等。关于针对这些中断的应对方案,我想在第三章和第四章进行讲述。

  此外,产生“中断综合征”的很大的原因在于,人的短期记忆容量有限,不能永远保持记忆,关于这一点,我将在第七章讲述。

  第二个原则就是“工作要在发生的当下处理完”,我们把它叫作“当下主义”吧(2)。

  这个原则适用于很多的事务性工作。例如,出差报告和会议的议事录如果不马上记下来,就会被遗忘。此外,如果对应该提交的文件搁置不管,文件可能会找不到,而寻找文件又会花费很多的时间;如果不及时回信,来信就有可能遗失,而寻找来信会很费工夫。如果能够马上处理,就能够节约这些时间。有时候我们可能会想着“稍后再做”某项工作,结果后来就把那项工作忘记了。

  但是,我们不可能每次都在发生的当下完全处理掉所有的工作,因为正在进行的工作中可能会产生“中断综合征”。因此,针对现有的工作,要先采取一些应急措施。实际上,与其说“当下主义”的核心在于“马上做”,不如说在于它的应急措施。

  在此,挤压档案会发挥重大的作用。不要把文件和信件搁在书桌上不管,而要把它们放进写有“需要处理”的信封,然后放进挤压档案。这样就不会发生文件和信件丢失的事情,几天后我们可能会因为记忆的中断而变成记不起之前的情况的“他人”。因此,接管好工作是必要的,将文件保存在挤压档案里是对未来的自己最低限度的“接管”。

  如果时间限制没那么严格,可以稍微提前处理一下将来的事情。如果是信件,可以先制作好只写有对方地址的信封和明信片。随身携带信封和明信片,有时间的时候就写上信件和明信片的正文内容,然后马上投递出去。公务繁忙的人经常会从机场和旅行地发出信件。也许这些人就是随身携带只写有收件人姓名的信封,然后在机场的候车室或者火车上写好正文内容的吧。如果使用文字处理机,可以事先制作好只输入了收件人姓名的文件。

  此外,我在读报纸而没有要剪切下来的报道时,会在读完的当场在第一面上打“×”。如果能事先做好这些措施,之后整理时就会比较方便。

  很多关于时间管理法方面的书都会说“要先做重要的事情”。但是,正如在第一章所看到的那样,实际上,要忠实地执行这一原则比较难。因为,即使我们知道那件事比较重要,也不可能只做那一件事。例如,我们可能会有“滞留工作”等截止日期迫近的紧急工作。另外,即使事前做好了计划安排,也可能会遇到突如其来的工作。

  比方说,我认为写这本书是非常重要的工作。然而,遗憾的是,我不能全身心地去做这项工作。我还有已经约定好截止日期的稿件的写作、之前写好的稿件的校对、采访等工作,以及还有堆积如山的必须回复的传真和信件。当然,还有作为本职工作的授课工作与大学内部委员会工作,此外,还要加上各种各样的生活琐事。即使周末能够集中精力写书,一到周一就必须返回到这些工作岗位上。我必须优先处理截止日期迫近的工作。在这样的情况下,应该如何推进工作比较好呢?

  应对这种情况的原则就是不要陷入完美主义。总之要先完成一定阶段的任务。如果有时间,再进一步完善就好。在考试的时候,这是所有人都会做的事吧。不一味地专注于某个问题,验算多遍,只为得出完美的答案,而是一旦有了初步的答案,就立马转移到下一个问题。如果之后还有富余的时间,再回到前面的问题,进行验算。对于一般的工作,只要采用与之相同的做法就可以。

  “以拙速为宗旨”这一点(对于不是真正重要的工作来说)是比较重要的。在情况不断发生变化的现实生活中,很多事情只能不停地“急速”和“立刻”处理,如果不这样做,就不能集中全力去做真正重要的事情。

  吃完晚饭的时候,上司指示我制作一些资料。“不用着急。因为工作量比较大。”听到上司这么说,如果你认为“上司真贴心”,那就大错特错了。我问了一下截止日期,说是今天之内。这样看来不就仅剩4个小时了吗?还有更性急的上司,在局长办公室召开的会议一结束,刚回房间,我就听到桌子上的内线电话响了。接起电话,那边传来局长的声音:“喂,刚才的资料整理好了吗?”

  要想在这样的环境中生存下去,即使不喜欢也要掌握“以拙速为宗旨”的生活智慧。

  那么,暂时的目标即“某个阶段”是指哪里呢?答案当然因人而异。就我而言,我的大致目标如下。

  最低限度就是“他人一看就懂”。如果是报告书,就是要保证别人能大致读懂意思。如果是事务性工作,就是要保证不用特别地追加说明,他人也能接替这个工作。这里的“他人”,并不仅仅是指字面意义上的他人。如前文提到的那样,未来的自己在某种意义上也是他人。要想理解包括未来的自己在内的“他人”,做到这一点是非常有必要的(原则2中的应急措施也是在做与之相同的事情)。

  然而,这是最低限度。如果可以,我希望能稍微前进一步。大致的目标,用标语来说的线%”。因为,在一般情况下,剩下的20%所需的能量很可能要大于达到80%所消耗的能量。在这个程度上,“拙速原则”也可以说是“80%原则”。一到这种程度,就要暂时从这个工作中抽身,先做其他的事情。只不过,这里所说的“80%”是与“吃八分饱”大致相同的意思,并不是那么准确。稍微严密地描述这一点的说法就是将在本章的补论中提到的“边际效用均等化的原理”。

  此外,拙速原则也适用于开始工作的时候。对于工作,并不是说要完全做好准备之后再开始,而是无论如何都要先着手,不要蓄势。有时我们也可以“先付诸行动”,因为在一般情况下,在工作的整个过程中,最难的部分就是“开始”。

  在像写论文那样的工作中,这一点尤其重要。在《“超级”整理法》中,我曾说过“论文只要动笔就能完成。从突破最初的惯性的角度来看,文字处理机就是想法制造机”(3)。这一点的重要性有反复强调的价值。即使是事务性的工作,也需要先着手。有的人不把文具整理好、不把桌面收拾干净,就不着手工作。我虽然很明白这些人的心情,但我认为还是需要有意识地去改变这种习惯,这也符合“现场主义”。

  有时,开始工作后我们会发现一些之前没能预料到的障碍。即使是为了获得这些信息,先开始工作也是非常重要的。

  我们需要“拙速原则”是因为时间的限制比较严格。但是,即使没有这种限制,有时也是“完成到某个阶段,就转移到别的工作上”比较好,这样做可以起到帮助我们转换心情的作用,另外,它还有几点更为重要的意义。

  第一,有时,当工作进展到某个阶段,我们即使从这个工作中抽身,也会在潜意识里继续思考,如此,工作就会自动地取得一定的进展。这可谓是通过让工作“休息”,使其发酵。这样做有时会让我们产生意想不到的想法。如果是创造性的工作,这个过程会相当重要(4)。

  第二,为了避免在大方向上犯错误,我们也需要“休息”。有时,我们如果一直做一件事,就可能误入死胡同却不自知。暂且让工作告一段落,之后再返回来做,就能用他人的眼光来客观地看待自己做过的工作。可是一旦我们产生“拖延症”,就没有精力做这些了,这是个问题。

  第三,为了应对不确定性。例如,某些现在难以获得的资料在将来有可能获得,这样工作就有可能变得轻松。或者与之相反,有时候即使现在做得很完美,将来情况发生改变,好不容易获得的成果也许会变得不再需要。因此,现在做得完美有多大的意义,这值得怀疑。

  关于“休息原则”,我想讲一下海外旅行的效用。所谓旅行,是指暂时远离日常生活。在旅行期间,不能做平常的工作,特别是在海外旅行中更是如此。这样一来,工作被强制“休息”。我在绪论中讲过“在时间管理中,最重要的课题就是确立正确的人生目标”。同时我还说了,这不是技巧、层次的问题。去海外旅行,让所有的日常工作“休息”,这有可能成为把握人生目标的强有力的方法。

  当然,并不是只要远离日常生活,我们就能马上开悟,找到人生的目标。如果每天在忙碌中度过,我们可能会忘记思考人生的目标。如今,海外旅行的费用变得非常低廉。利用这一点获得非日常性的时间的效用是值得大书、特书的。

  如果你是上班族,也许要长期休假比较困难,但一年一周左右的休假时间应该是能够做到的,你只需要尽早确定休假计划并告知周围的人,努力去拥有这些时间就好。

  移动和找东西所需要的时间有很大的不确定性(制订行动计划的时候,有必要假定道路总是拥堵的)。而且,能不能马上得到他人的协助也是不确定的。因此,要在计划的早期考虑到这些情况。

  例如,当我们到比较远的地方参加聚会,就应该到了目的地之后再吃饭,而不是吃完饭之后再出门。如果中途遇到交通堵塞,我们可以不吃饭;如果到达的时间比预定的时间早,我们就可以不慌不忙地吃饭;如果还有时间,可以做些像打电话那样琐碎的事情,外出时的随身物品也尽早开始准备比较好。特别是像去海外出差,由于可能会用到一些平时不使用的东西,所以要尽早开始准备。

  几乎所有关于时间管理法的书都建议读者“要早起工作”。然而,正如我在绪论中所说的,我无论如何都做不到这一点,这其中最大的原因当然是我比较懒散。但是,还有一个原因是,如果把工作安排在早上做,那就有不能在截止日期之前完成的风险。如果安排在前一天的晚上做,那我只要在完成之前不睡觉就好。也就是说,所需时间不确定的“工作”必须被安排在“睡眠”之前。

  “先做不确定的事”的原则并不仅仅适用于短期的计划安排。我在第一章中讲过,一旦我们得了“拖延症”,就难以获得他人的协助,所以这种委托也应该尽早做。

  人们经常说,有必要“安排”工作。而在安排中最重要的事情或许就是判断不确定性与针对不确定性所采取的适当措施吧。

  在这里,讲述一下“不中断原则”与“拙速原则”之间的关系。乍一看,这两者似乎相互矛盾。因为前者是说“要连续不断地进行工作”,而后者是说“不要总是做一项工作,要在某处告一段落”。

  但其实它们并不矛盾。假设你正在做校样的校对工作,通读这个校样需要一个小时,当你做了四十分钟的时候来了电话,因为要处理电话中被委托的工作你不得不中止校对。如此,就会产生“中断综合征”。你有可能忘记已读过部分的内容。因此,你必须逐一参照前面的部分,这样,即使你再花二十分钟,也不能将校样全部看完。也就是说,在通读校样这项“一贯性的工作”结束之前的阶段,你可能会因为中断而导致效率下降。

  可是,即使你通读了校样,工作也没有全部完成。因此,有必要进行第二回合。但是,也可能还有其他需要校对的校样,也许应该先做那个校样的校对。“拙速原则”所针对的就是这种情况。也就是说,假设通读校样这个一贯性的工作不能再被分解了,在此基础上,应该如何组合各种各样的校样呢,接下来我将回答这个问题。

  假设有两项工作A和B,在下图中我举例说明了遵照以上原则的工作推进方法。首先,用t1—t2的时间不中断地大致完成最重要的工作A。接着,按照拙速原则,从工作A中抽身,着手第二项重要的工作B,用t2—t3的时间完成工作B。然后,再开始做工作A,用t3—t4的时间将工作A做得完成度更高一些。在这里,有时即使没有时间限制,我们也应该从工作A抽身,这就是“休息原则”。

  在校对的时候,一贯性的工作单位以通读校样这种明确的形式而一目了然。然而,在一般情况下,不清楚这个单位是什么的时候比较多。在各个场合中,如何看清这一点是很重要的。

  所涵盖的时段,根据不中断原则,不从这项工作中抽身。箭头的宽度表示重要程度,○表示根据拙速原则,应该暂时从那项工作中抽身,△表示根据休息原则,应该暂时从那项工作中抽身。

  在制订计划的过程中,去年的记录将发挥很大的作用。由于在工作中,以一年为周期进行的工作比较多,所以,只要参照去年的记录,就能大致明白今后会发生什么、一年中的什么时候工作比较集中等情